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AEG Worldwide

HISTORIA DE ÉXITO

Con largos ciclos de pago, un proceso de facturación manual y extensas auditorías en papel, AEG Worldwide reconoció la necesidad de un proceso y una solución de gestión de contenidos que se integrara con JD Edwards EnterpriseOne. Al implementar Perceptive Content, AEG logró acortar los ciclos de pago y reducir los plazos aproximadamente en un 60%, mejorando el servicio por proveedor y el posicionamiento de AEG para descuentos por pago anticipado.

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Compañia

AEG es uno de los principales presentadores de entretenimientos y deportes del mundo. AEG, una sucursal que pertenece íntegramente a Anschutz Company, posee un grupo de empresas, entre ellas: • STAPLES Center (Los Angeles, California) • O2 Arena (Londres, Inglaterra) • Sprint Center (Kansas City, MO) • Citizens Business Bank Arena (Ontario, Canadá) • O2 World Arena (Berlín, Alemania) • y muchas más AEG Live (una sucursal de AEG), una de las empresas líderes en promoción de conciertos y turismo, con quince oficinas regionales, está compuesta por divisiones afiliadas independientes dedicadas a los diferentes aspectos del entretenimiento en vivo.

Industria

Contabilidad finanzas

Productos Lexmark

Gestión de documentos, Gestión de procesos y flujos de trabajo

Desafío

AEG procesa cientos de miles de facturas por año en Estados Unidos. En 2009, los ejecutivos de la empresa se dieron cuenta de que se podían mejorar los procesos internos y querían que las cuentas por pagar fueran más eficientes. ¿El motivo? Los procesos manuales de papeleo consumían demasiado tiempo y esfuerzo. La empresa también compró almacenamiento externo, por lo que la obtención de registros para las auditorías fue un problema.

Solución

Para poder solucionar estos desafíos y fomentar su iniciativa de sustentabilidad, AEG escogió la tecnología de gestión de procesos y contenidos de Lexmark a fin de complementar su sistema Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Brandon Weiss, director senior de sistemas financieros y procesos de mejoras de AEG, explicó la elección.

“Los productos de Lexmark, inclusive Perceptive Content, ofrecían funciones innovadoras, y también nos permitían personalizar los flujos de trabajo para poder satisfacer nuestras necesidades”, dice.

Implementación sin problemas

Cuentas por pagar ejecutivas fue el primer departamento de AEG en implementar Perceptive Content como parte de un enfoque en etapas y extensivo a todas las empresas. Weiss quedó satisfecho con la implementación.

“La implementación de Lexmark fue genial y la arquitecta de soluciones fue de gran ayuda”, dijo. “Ya había trabajado con otros proyectos de AP y aplicó todo su conocimiento para mejorar nuestras mejores prácticas”.

El éxito de cualquier implementación de software yace en las manos de los usuarios: o bien aceptan el sistema nuevo o nunca lo utilizan. Weiss se sorprendió gratamente al ver lo rápido que sus colegas aceptaron Perceptive Content.

“Nos preocupaba la aceptación por parte de los ejecutivos, pero una vez que les mostramos la simpleza con la que Perceptive Content visualiza y aprueba las facturas, enseguida lo aceptaron”, agregó. “Eso simplificó muchísimo su venta a nuestros otros usuarios”.

Simplificación del proceso de AP

El personal de AP de la empresa ingresa los datos de facturación en Perceptive Content. Las facturas se envían a los aprobadores que usan Content o el cliente basado en el navegador para revisarlas y luego aprobarlas o rechazarlas.

“Ahora los miembros de nuestro personal pueden acceder a las facturas desde cualquier lugar a través de la web y aprobarlas en cualquier momento”, dice Weiss. “Esto es un beneficio enorme”.

Varias facturas se originan en diferentes oficinas de AEG de todo el país y luego se envían a otras oficinas. Anteriormente, las facturas que excedían ciertos importes en dólares o cumplían con otros requisitos se aprobaban localmente, se enviaban a LA para su aprobación ejecutiva y se volvían a enviar a la oficina de origen. Ahora, todos los niveles de aprobación se realizan de manera electrónica, lo que ahorra tiempo y elimina los costos de envío.

Integración perfecta con el sistema J D Edwards EnterpriseOne de Oracle

Al momento de evaluar software de gestión de procesos y contenidos, uno de los principales criterios de AEG fue la capacidad de mejorar el sistema actual de Oracle JD Edwards EnterpriseOne. El socio de digitalización diaria de Lexmark, Scanning America, digitaliza e indexa cada una de las facturas y las sube a Perceptive Content. Con la ayuda de Lexmark, AEG construyó un formulario electrónico casi idéntico a la pantalla de JD Edwards que los miembros del personal usaban anteriormente para ingresar códigos GL y otros datos, lo que simplifica aún más la transición. Incluso pueden validar los datos del formulario electrónico en JDE en tiempo real antes de finalizar la tarea. 

“La perfecta integración de servicios web entre los productos de Lexmark y JD Edwards simplifica bastante el proceso de facturación a nuestro equipo de contaduría”, dice Weiss. “Pueden trabajar con ambos sistemas sencillamente, y cuando un proveedor tiene una pregunta, la respuesta está a un clic de distancia en vez de tener que regresarles la llamada después de haber realizado una búsqueda de archivos”.

Otra ventaja es que ahora AEG puede rastrear sin inconvenientes cada una de las facturas en cualquier etapa del proceso, desde la recepción hasta el pago. Antes esto no era posible, ya que las facturas podían hallarse en tránsito en alguna de las oficinas, esperando ser revisadas en un escritorio o dentro de un cajón archivador.

A fin de mejorar aún más el proceso, AEG ahora usa Perceptive Content para capturar imágenes de los cheques enviados a través de JD Edwards. Estos cheques se asocian automáticamente a la factura correspondiente en Perceptive Content para encontrarlos rápidamente si fuera necesario. 

La perfecta integración de servicios web entre los productos de Lexmark y JD Edwards simplifica bastante el proceso de facturación a nuestro equipo de contaduría. Si un proveedor tiene una pregunta, la respuesta está a solo un clic de distancia.

Brandon Weiss Director Senior de Finanzas y Mejora de Procesos

Resultados

Proporcionar un retorno de la inversión rápido

Con los productos de Lexmark, AEG ahora puede pagar a sus proveedores aproximadamente un 60% más rápido que antes.

“Lexmark nos ha permitido eliminar los cargos por mora y aprovechar los descuentos por pago anticipado, lo que ha conducido a un retorno de la inversión rápido”, dice Weiss.

Eliminación de puntos débiles de auditorías

Una auditoría financiera en AEG solía involucrar la solicitud de una muestra de documentos de un edificio de almacenamiento externo. Luego había que esperar que estos documentos regresaran para la revisión del auditor. Lexmark transformó este proceso. 

“En nuestra primera auditoría con Perceptive Content, simplemente le dimos al auditor acceso en línea, de manera que podía ver los documentos pertinentes sin necesidad de que nuestro equipo perdiera tiempo", dice Weiss. “Ahora cada paso del proceso es visible desde el momento en que el proveedor envía la factura”.

AEG planea abrir sus oficinas en Londres y Berlín, y apenas está empezando a conocer los posibles beneficios de su proyecto de gestión de procesos y contenidos.

Lexmark nos ha permitido eliminar los cargos por mora y aprovechar los descuentos por pago anticipado, lo que ha conducido a un retorno de la inversión rápido

Brandon Weiss Director Senior de Finanzas y Mejora de Procesos

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